会议及展览的预算不是一个（gè）概念。通常（cháng）而（ér）言，会议预（yù）算包括（kuò）以下几个方面（miàn）：

1、交通（tōng）费（fèi）用（yòng） 
(1)、出（chū）发地至会务地的交通费用——包括航班、铁路、公（gōng）路、客轮，以及目的地车（chē）站、机场、码头至（zhì）住宿地的交通
(2)、会议期间交通费用——主（zhǔ）要是会务地交通费用，包括（kuò）住（zhù）宿地至会所的交通、会所到餐饮（yǐn）地点的交通、会所到商务交际（jì）场地的交通（tōng）、商务考察交通（tōng）以（yǐ）及其他与会人员可能（néng）使（shǐ）用的预定交（jiāo）通。
(3)、欢送交（jiāo）通及返程交通——包括（kuò）航班、铁路、公路、客轮及住宿地（dì）至机场、车（chē）站、港口交通费用。

2、会议室/厅费用
(1)、会议场地租金：通常而言，场地的（de）租赁已经包含某（mǒu）些常用（yòng）设施，譬如激光指示笔、音响系统、桌椅、主席台、白板或者黑板（bǎn）、油性笔、粉（fěn）笔（bǐ）等，但一（yī）些非常（cháng）规（guī）设（shè）施并不涵盖在内——比如投影（yǐng）设备、临时（shí）性的装饰物、展架等。
(2)、会议设施租赁费用：此部分费用主要是租赁一些特殊设备，如投影仪、笔记本电脑、移动式同声（shēng）翻（fān）译系统（tǒng）、会场展示系（xì）统、多媒体系统、摄录设备（bèi）等，租赁时通常需（xū）要支付一定的使用保（bǎo）证金，租赁（lìn）费用中包括设备的技术支持与维护（hù）费用。值（zhí）得（dé）注意的是，在租（zū）赁时应对（duì）设备（bèi）的各类功效参数作出具体要求（可（kě）向会（huì）议服务公司咨询，以获得最（zuì）适宜的性价比），否则可能影（yǐng）响会议的进行（háng）。另外，这些会议设施由于品牌（pái）、产地及新旧（jiù）不同，租赁的价格可能相（xiàng）差很大。
(3)、会场布置费（fèi）用：如（rú）果（guǒ）不（bú）是特殊要求，通常而言此部分费用包含在会场租赁（lìn）费用中。如（rú）果有特殊要（yào）求，可（kě）以与专业的会议服务商协（xié）商。
(4)、其他支持费用：这些支持通常包括（kuò）广告及（jí）印刷、礼（lǐ）仪、媒介等。基于这些支持均为（wéi）临时性质，如会议主（zhǔ）办方分别寻找这（zhè）些（xiē）行业支持的话，其成（chéng）本（běn）费用可能比（bǐ）市场行价要高（gāo），如果（guǒ）让专业会议服务商代理，将（jiāng）获得价格相对比较低（dī）廉且服（fú）务专（zhuān）业的支持。对于这些单项服（fú）务支持，主（zhǔ）办方应尽可能（néng）细化各项要求，并单独签订服务协议（yì）。

3、住（zhù）宿费用
住宿的费（fèi）用应该非常好（hǎo）理解——值得注意的只是住宿费里面有（yǒu）些价（jià）格是完全（quán）价（jià）格，而有（yǒu）点是需要另外加收政府（fǔ）税金的。对于会议（yì）而（ér）言，住宿费可能是主要的开支之（zhī）一。找专业（yè）的会展服务商通常（cháng）能获（huò）得较好的折扣。正常的住宿费除（chú）与酒店星级（jí）标准、房型等因（yīn）素有关外，还与（yǔ）客房（fáng）内开放的服务（wù）项（xiàng）目有关（guān）——譬如客房内的长途通讯（xùn）、洗换、迷（mí）你吧酒水、一次性换洗（xǐ）衣物（wù）、互联（lián）网、水（shuǐ）果提供等服务是否开放有关。会议主办方应明确酒店应当关（guān）闭（bì）或者开放的服务项目及范围。

4、餐（cān）饮费用
(1)、早（zǎo）餐通常是（shì）自助（zhù）餐，也（yě）可以（yǐ）采（cǎi）取围桌式就餐，费（fèi）用按人数计算（但考虑到会议就餐的特殊性，所（suǒ）以预计就餐人数不得与实际就餐人（rén）数相差（chà）到15％，否则餐（cān）馆有理（lǐ）由拒绝（jué）按实际就餐（cān）人数（shù）结（jié）算——而改（gǎi）为按（àn）预定（dìng）人数收（shōu）取费（fèi）用（yòng））
(2)、中餐及午餐基（jī）本属于（yú）正餐，可以采（cǎi）取人数预算（suàn）——自助（zhù）餐（cān）形（xíng）式，按桌（zhuō）预（yù）算——围桌式形式。如果主（zhǔ）办方希（xī）望酒水（shuǐ）消费自行采购而（ér）非由餐馆提（tí）供，餐（cān）馆可能会收取一（yī）定（dìng）数量的服务费用。
(3)、如果在（zài）高（gāo）星级酒（jiǔ）店餐厅就餐，餐厅（tīng）是谢绝主办方（fāng）自行外带酒水消费的，如果（guǒ）可以外带酒水消费（fèi），餐厅通常需要加收服务费。在高（gāo）星级（jí）酒店举办会议宴会，通常在基本消（xiāo）费水准的（de）基础上加收15％左右（yòu）的服（fú）务（wù）费。
(4)、此项费用基本（běn）上是按人（rén）数预算的，预算时（shí）可（kě）提出不同时段（duàn）茶歇的（de）食物、饮料组合。承办者告知的茶歇价格通常包（bāo）含服务人员费用（yòng）。通常情况下，茶歇（xiē）的种类可分为西式与（yǔ）中（zhōng）式两种——西式基本上以（yǐ）咖啡、红茶（chá）、西式点心、水果等为主（zhǔ），中式则以开水、绿茶或者花（huā）茶、果茶、水果（guǒ）、咖啡、水（shuǐ）果及点心为（wéi）主。
(5)、联谊（yì）酒会（huì）/舞会的预算可能比单独（dú）的宴（yàn）会复（fù）杂，宴会只要设定（dìng）好（hǎo）餐（cān）标与规模（mó），预算很容易计算。但酒会/舞会的预算设计到场地与节目支持，其预算可能（néng）需要（yào）比较长（zhǎng）的（de）时（shí）间确（què）认。

5、视听（tīng）设备
除非在室（shì）外（wài）进行，否则（zé）视听设备（bèi）的费用（yòng）通常可（kě）以忽略。如不得不在室外进行（háng），视听设备（bèi）的预算就比较复杂，包括：
设备本身的（de）租赁费用，通常按天（tiān）计算
设备的运输、安装调试及（jí）控（kòng）制技（jì）术人员支（zhī）持费用（yòng），可（kě）让会展服务商代理
音源——主要是背景音（yīn）乐及娱乐音乐（lè）选择，主办者可（kě）自（zì）带，也可委托（tuō）代（dài）理

6、杂费
杂费（fèi）是指会展过程中一些（xiē）临时（shí）性安排产生的费用，包括（kuò）打印、临时运输（shū）及装卸（xiè）、纪（jì）念品、模特与礼仪服（fú）务（wù）、临（lín）时道具、传真及其他通讯、快递服务、临时保健、翻译与向导（dǎo）、临时（shí）商务用车、汇兑等等。杂费的预算很难（nán）计划，通常（cháng）可以在会（huì）务费用（yòng）预算中增列不可预见费（fèi）用（yòng）作为机动处理。